Aprovechamos la fecha en la que nos encontramos para repasar las obligaciones de las sociedades frente al Registro Mercantil, recordando las fechas para una empresa cuyo ejercicio económico coincida con el año natural:

• 31 de marzo. Fecha límite para la formulación de las cuentas anuales.
• 30 de abril. Fecha límite para la legalización de libros.
• 30 de junio. Fecha límite para la aprobación de las cuentas por la junta general junto a la propuesta de distribución del resultado
• 31 de julio. Fecha límite para el depósito de las cuentas anuales en el Registro.

¿Cuáles serían las consecuencias de no legalizar los libros o hacerlo fuera de plazo?

El artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece que, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Por tanto, si el ejercicio coincide con el año natural el último día para legalizar los libros del ejercicio 2020 es el 30 de abril de 2021.

No obstante, desde el punto de vista mercantil, junto con esta obligación no se ha estipulado ningún tipo de régimen sancionador por su falta de legalización o por el incumplimiento en el plazo, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales.

No obstante, la legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios a la hora de defender una postura u operación ante los tribunales. Si los libros no han sido legalizados, el contenido de los libros ha podido ser alterado y por tanto carecerían de valor probatorio.

En 2021 la ausencia del depósito de cuentas anuales será sancionable

La falta de depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil no ocasionaba hasta ahora problemas legales para la sociedad, sin embargo, las cosas han cambiado desde el pasado 1 de febrero con la entrada en vigor del RD 2/2021, de 12 de enero, ya que incluye un nuevo régimen sancionador para los incumplidores.

A partir de ahora, la sanción es del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración tributaria.

Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede llegar a suponer, incluso, que este tenga que responder de las deudas de la sociedad.

Los registradores mercantiles serán los encargados de suministrar los expedientes con los incumplimientos, el Icac sancionará, y la Agencia Tributaria (Aeat) cobrará las multas impuestas a los incumplidores. 

Desde el 3 de mayo de 2021 las SA y SL podrán celebrar juntas exclusivamente telemáticas

Desde dicha fecha estará contemplada en la Ley de Sociedades de Capital, la posibilidad de celebrar juntas generales exclusivamente telemáticas.

Hasta la fecha no existía esta posibilidad salvo las medidas excepcionales publicadas por la crisis de la COVID-19, por tanto, hay cambios provocados por la pandemia que han llegado para quedarse, será un paso más en la modernización de nuestro Derecho de Sociedades.