Muchos son los administradores y asesores de empresas que cuando se dirigen a inscribir un acto de la sociedad en el Registro Mercantil se enteran del cierre de la hoja registral de la sociedad, lo que se traduce en la denegación de tal inscripción.

¿Cuáles son las causas? ¿Qué consecuencias nos puede suponer? Te explicamos lo que significa cierre de hoja registral y cómo podemos solucionarlo.

El cierre de la hoja registral es una sanción consistente en que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento que originó el cierre persista.

Es decir, no se trata de una sanción definitiva, sino que solemos hablar de un cierre provisional de la hoja registral que puede revertirse conociendo las causas que lo han generado.

Motivos del cierre registral

• La baja provisional en el índice de entidades de la Agencia Tributaria

El Índice de Entidades es un registro competencia de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) en el que se inscriben las entidades que tengan su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial, de tal forma que cuando la entidad no presenta la declaración del impuesto sobre Sociedades de los tres últimos ejercicios, se procede a su baja provisional, lo que a su vez conlleva a que el Registro Mercantil proceda al cierre de la hoja registral de la sociedad. En este caso, la entidad no podrá realizar ninguna inscripción hasta que se vuelva a dar de alta, sin excepciones. 

• La falta de depósito de las cuentas anuales

Los administradores de una sociedad están obligados a realizar el depósito de las cuentas anuales que tiene la finalidad de ofrecer información a terceros sobre nuestra situación contable y patrimonial. La carencia de este acarrea el cierre de la hoja registral, aunque sí podremos registrar una serie de cambios relativos al cese o dimisión de administradores, revocación o renuncia de poderes, así como la liquidación de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa, mientras que el resto de actos inscribibles en el Registro Mercantil serán denegados.

¿Cómo reabrir la hoja registral?

La forma de conseguir la reapertura de la hoja registral de la sociedad dependerá del motivo por el que el Registro Mercantil procediese al cierre de la misma.

Si el motivo del cierre ha sido el no declarar el Impuesto de Sociedades y la consecuente baja en el Índice de Entidades, debemos seguir estos dos pasos fundamentales para la reapertura de la hoja registral:

1. Presentar las declaraciones del Impuesto de Sociedades que nos falten. Además, deberemos hacer frente a las posibles deudas que tengamos con la AEAT.
2. A continuación, redactar un documento dirigido a la AEAT solicitando que se proceda al alta en el Índice de Entidades.

Una vez que hemos seguido este proceso, la AEAT se encargará de comunicar al Registro Mercantil la cancelación de la baja provisional en el Índice de Entidades y seguidamente tendrá lugar la reapertura de la hoja registral de nuestra sociedad.

Si el cierre se debió a la falta del depósito de las cuentas anuales, tendremos que elaborar y depositar las cuentas anuales de los tres ejercicios económicos previos al ejercicio que se quiere depositar.

Recuerda! El no cumplimiento de nuestras obligaciones como sociedad nos pueden acarrear sanciones que no tienen por qué ser de tipo económico y que pueden suponer un impedimento a la hora de continuar con la actividad de nuestra sociedad de una manera fluida.